Digitale Gemeindekommunikation umfasst Newsletter, Veranstaltungshinweise, Informationen zu Projekten und Einladungen zur Mitwirkung. Gemeinden kommunizieren heute über immer mehr digitale Kanäle. Gleichzeitig erhöhen viele Softwareanbieter ihre Preise, verändern Pakete oder beschränken wichtige Funktionen auf höhere Lizenzstufen.
Für Kommunikationsverantwortliche stellt sich deshalb eine zentrale Frage: Wie lässt sich die digitale Kommunikation verlässlich weiterentwickeln, ohne dass Kosten und Abhängigkeiten unkontrolliert wachsen?
Warum steigende Softwarekosten für Gemeinden besonders relevant sind
In einer Gemeinde nutzen oft mehrere Stellen dieselbe Kommunikationsplattform. Verwaltung, Gemeinderat, Standortförderung, Kultur, Schule oder Werkbetriebe möchten Informationen versenden und Rückmeldungen aus der Bevölkerung aufnehmen.
Wird pro Benutzerin oder Benutzer abgerechnet, steigen die Kosten bereits dadurch, dass weitere Mitarbeitende Zugang benötigen.
Hinzu kommen Funktionspakete. Eine Gemeinde benötigt vielleicht nur eine zusätzliche Möglichkeit für Anmeldungen, automatisierte Erinnerungen oder zielgruppengerechte Newsletter. Bei klassischen Lizenzmodellen ist dafür jedoch häufig der Wechsel in ein umfassenderes und teureres Paket nötig.
Das erschwert die Budgetierung. Denn die Kosten entwickeln sich nicht zwingend parallel zur tatsächlichen Nutzung oder zum Nutzen für die Bevölkerung.
Drei Fragen für die nächste Budgetrunde
Bei der Beurteilung einer Kommunikationsplattform lohnt es sich, nicht nur den heutigen Lizenzpreis zu betrachten. Drei Fragen geben mehr Klarheit:
- Wie verändert sich der Preis, wenn weitere Mitarbeitende oder Verwaltungsbereiche dazukommen?
- Sind die benötigten Funktionen bereits enthalten oder nur in einer höheren Lizenzstufe verfügbar?
- Können Daten, Prozesse und Integrationen bei Bedarf zu einem anderen Anbieter mitgenommen werden?
Gerade die dritte Frage wird oft erst relevant, wenn ein Wechsel bereits schwierig geworden ist. Dann zeigt sich, ob eine Gemeinde lediglich eine Software nutzt oder ob sie von deren Anbieter und Datenmodell abhängig geworden ist.
Open Source schafft Handlungsfreiheit
Bei Open Source Software ist der Programmcode offen zugänglich. Eine Gemeinde kann die Lösung durch unterschiedliche Partner betreiben, erweitern und in bestehende Systeme integrieren lassen. Daten und Funktionen bleiben nicht in einem geschlossenen Ökosystem gefangen.
Für die Gemeindekommunikation bringt das mehrere Vorteile:
- Mehr Datenhoheit: Die Gemeinde bestimmt, wo ihre Daten verarbeitet und gespeichert werden.
- Weniger Abhängigkeit: Betrieb und Weiterentwicklung sind nicht dauerhaft an einen einzelnen Hersteller gebunden.
- Offene Integration: Formulare, Websites, Fachanwendungen und weitere Systeme lassen sich über Schnittstellen anbinden.
- Gezielte Erweiterung: Zusätzliche Funktionen können dort ergänzt werden, wo sie tatsächlich benötigt werden.
Open Source bedeutet dabei nicht, dass die Verwaltung den technischen Betrieb selbst übernehmen muss. Ein spezialisierter Dienstleister kann Hosting, Updates, Sicherheit und Support bereitstellen. Die Gemeinde erhält damit die Freiheit einer offenen Lösung, ohne eigene technische Ressourcen aufbauen zu müssen.
Ein nachvollziehbares Kostenmodell
Ein transparenter Kostentreiber ist die Grösse der Kontaktdatenbank. Mehr Kontakte benötigen mehr Speicher, Verarbeitung und Versandkapazität. Diese Nutzung lässt sich planen und nachvollziehen.
Aivie basiert auf der Open Source Marketing Automation Plattform Mautic und rechnet kontaktbasiert ab. Zusätzliche Benutzerinnen und Benutzer verursachen keine weiteren Lizenzkosten. Der Funktionsumfang des Basis Setups steht allen beteiligten Stellen zur Verfügung.
Wenn eine Gemeinde zusätzliche Anforderungen hat, kann sie ihr Setup gezielt erweitern, statt in ein umfassenderes Standardpaket wechseln zu müssen.
Damit wird die Entwicklung der Kosten besser vorhersehbar: Entscheidend ist in erster Linie, wie viele Kontakte die Gemeinde tatsächlich bewirtschaftet und welche zusätzlichen Leistungen sie bewusst auswählt.
Was dies für die digitale Gemeindekommunikation bedeutet
Eine offene und flexibel erweiterbare Plattform schafft die Grundlage für eine kontinuierliche Kommunikation. Gemeinden können beispielsweise:
- Newsletter nach Themen und Interessen ausrichten
- Einladungen und Erinnerungen für Veranstaltungen automatisieren
- Informationen zu Projekten über längere Zeit begleiten
- Anmeldungen, Rückmeldungen und Umfragen integrieren
- verschiedene Verwaltungsbereiche auf einer gemeinsamen Plattform zusammenführen
So entsteht nicht nur ein weiterer Versandkanal. Die Gemeinde baut eine verlässliche digitale Beziehung zur Bevölkerung auf und kann Menschen gezielter informieren und zur Beteiligung einladen.
Datenhoheit für Gemeinden und Datenschutz mitdenken
Für Gemeinden ist neben dem Preis entscheidend, wo Personendaten verarbeitet werden und wer darauf zugreifen kann.
Eine offene Plattform ermöglicht es, den Hostingstandort passend zu den eigenen Anforderungen zu wählen. Schweizer Hosting ist dabei vollständig möglich: Aivie kann auf Schweizer Infrastruktur betrieben werden. Je nach Bedarf sind auch andere Standorte oder ein Betrieb in der Infrastruktur der Gemeinde möglich.
Damit lassen sich technische Architektur, Datenschutzanforderungen und Beschaffungsvorgaben früh gemeinsam planen, statt sie nachträglich an ein vorgegebenes Cloud Modell anpassen zu müssen.
Fazit
Steigende Softwarepreise lassen sich nicht vollständig vermeiden. Gemeinden können jedoch beeinflussen, wofür sie bezahlen und wie abhängig sie von einem Anbieter werden.
Ein offenes System, ein nachvollziehbares Kostenmodell und die freie Wahl des Datenstandorts schaffen langfristig mehr Planungssicherheit.
Für Kommunikationsverantwortliche bedeutet das: Sie können digitale Angebote schrittweise ausbauen, weitere Stellen einbeziehen und die Kommunikation mit der Bevölkerung verbessern, ohne bei jedem Entwicklungsschritt das gesamte Lizenzpaket wechseln zu müssen.
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