Die ganzheitliche Betrachtung von Veränderungsprozessen ist ein zentraler Erfolgsfaktor für die Verantwortlichen der digitalen Transformation in Politik und Verwaltung. Dabei zeigen etablierte Managementmodelle die zentralen Themenfelder, die bestehenden Wechselwirkungen sowie die wichtige Einbindung von internen und externen Stakeholdern auf.
Den Überblick behalten
Verantwortliche in Politik und Verwaltung sind täglich mit einer Reihe unterschiedlicher Fragestellungen konfrontiert. Dabei kann in vielen Fällen auf Erfahrungswissen und Expertise aus der Verwaltung selbst zurückgegriffen werden. Bei Veränderungen, wie der digitalen Transformation, ist jedoch neues Fach- und Methodenwissen gefragt.
Abbildung 1 zeigt die Themenfelder, die bei der digitalen Transformation von besonderer Bedeutung sind. Im Zentrum steht dabei die Verwaltung bzw. Organisation, eine Organisationeinheit oder ein Team. Die Organisation ist gekennzeichnet durch eine implizite oder explizite Strategie, eine Aufbau- und Ablauforganisation sowie eine spezifische Organisationskultur. Je nach Grösse der betrachteten Organisation ist eine definierte Vision oder ein Leitbild formuliert. Die Kompetenzprofile der Mitarbeitenden orientieren sich häufig am Status Quo und den momentanen Aufgabenfeldern.
Neben dieser Innensicht umfasst das Managementmodell auch eine Aussensicht. Die Aussensicht beinhaltet verschiedene Stakeholdergruppen, die Wirtschaft, die Natur, die Gesetzgebung, die Medien sowie Technologien. Diese Elemente beeinflussen die strategische Ausrichtung und operativen Entscheidungen einer Organisation.
Abbildung 1: Managementperspektive bei Transformationen
Der Blick über den Tellerrand
Die Antizipation von neuen Herausforderungen im Umfeld des eigenen Verantwortungsbereiches, eine hohe Flexibilität in der Zusammenarbeit mit internen und externen Beteiligten sowie die Bereitschaft zur Initiative sind notwendige Eigenschaften im Kontext der digitalen Transformation. Der kontinuierliche Blick nach aussen und in die Zukunft zeigen sich beispielsweise im ausgeschriebenen Stellenprofil für neue Mitarbeitende oder im Einkauf von Softwareprodukten.
Damit verbunden ist die Bereitschaft zum kontinuierlichen Weiterbilden und dem fachübergreifenden Lernen. Dabei ist neben dem reinen Fachwissen auch neues Methodenwissen notwendig. Neue Methoden, beispielweise in der Einbindung von Bevölkerungsgruppen, zeigen diese Entwicklung deutlich.
Partizipation im öffentlichen Sektor
Die klassische Einbindung der Bevölkerung in politische und gesellschaftliche Entscheide, wie beispielsweise Investitionsentscheide in der Gemeinde, werden durch zusätzliche Mitwirkungsmöglichkeiten erweitert. Von der niederschwelligen Ideeneingabe bis zur Mitarbeit (Co-Creation), sind populäre Partizipationsmöglichkeiten, von denen die Politik, die Verwaltung und die Einwohnerinnen und Einwohner profitieren sollen. Dabei kommen elektronische und analoge Partizipationsinstrumente zum Einsatz.
Das Umsetzen eines elektronischen Partizipationsprozesses benötigt Ressourcen und Erfahrungswissen auf breiter Basis. Hier bilden sich interdisziplinäre Projektteams aus Politik, Verwaltung, Wissenschaft und Wirtschaft. Das Institut für Verwaltungs-Management der ZHAW ist in vielen Forschungsprojekten zur Partizipation involviert. Die Projektberichte zeigen Erfolge und Hindernisse bei elektronischen Partizipationsprojekten in Schweizer Verwaltungen.
Herausforderungen für die «Digitale Verwaltung»
Die ganzheitliche Betrachtungsweise bei der digitalen Transformation fordert die Politik und die Verwaltungen. Die vorgestellten Themenfelder zeigen die Komplexität digitaler Transformationen und die Notwendigkeit, Trends aufzunehmen. Risikobereitschaft, Umgang mit Fehlern, schnelle Projektumsetzungen, Veränderungsbereitschaft und die vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Stakeholdern aus Gesellschaft und Wirtschaft sind Herausforderungen, mit denen eine «Digitale Verwaltung» umgehen muss.
